เคยสงสัยไหมว่าทำไมบางคนถึงสามารถวิเคราะห์ปัญหาและหาทางออกได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ? หนึ่งในหลักการสำคัญ คือ “5W1H” ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้กระบวนการวิเคราะห์ง่ายขึ้น โดยการตั้งคำถามเพื่อเข้าถึงรายละเอียดของปัญหาอย่างรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นในชีวิตประจำวัน หรือการทำธุรกิจ

รู้จักครบ 5W1H มีอะไรบ้างที่ช่วยวางแผนและแก้ปัญหาในที่ทำงาน

ทำความรู้จัก ! หลักการ 5W1H คืออะไร ?

             5W1H เป็นหลักการที่เกิดขึ้นในวงการสื่อสารมวลชน โดยนักข่าวใช้เป็นแนวทางในการตั้งคำถาม เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนและครอบคลุมในทุกมิติ จนต่อมาได้รับการพัฒนาและนำไปปรับใช้ในบริบทอื่น เช่น การวางแผนธุรกิจ การแก้ปัญหา และการจัดการกระบวนการทำงาน ซึ่งหลักการ 5W1H จะมีอะไรบ้างที่ช่วยให้สามารถเข้าใจปัญหาหรือสถานการณ์ได้อย่างลึกซึ้ง สามารถอธิบายได้ดังนี้

• Who (ใคร) : เพื่อระบุว่าใครเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ เช่น บุคคล กลุ่มคน หรือฝ่ายงานที่มีส่วนร่วม
• What (อะไร) : เพื่อให้เข้าใจถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นและรายละเอียดของสถานการณ์ ซึ่งจะช่วยระบุลักษณะและขอบเขตของปัญหาได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
• When (เมื่อไร) : เกี่ยวข้องกับช่วงเวลาที่เหตุการณ์เกิดขึ้น ซึ่งมีผลต่อการวิเคราะห์และการวางแผน
• Where (ที่ไหน) : เน้นเรื่องสถานที่ที่เกิดเหตุการณ์ หรือปัญหาเกิดขึ้น และบริบทที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ เพื่อวิเคราะห์ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ เช่น ความเสี่ยงเฉพาะในพื้นที่
• Why (ทำไม) : เหตุผล หรือสาเหตุที่ทำให้เกิดเหตุการณ์
• How (อย่างไร) : เกี่ยวข้องกับวิธีดำเนินการ หรือการแก้ปัญหาในสถานการณ์ที่เกิดขึ้น เพื่อให้สามารถกำหนดวิธีการแก้ไขปัญหาหรือปรับปรุงกระบวนการทำงานได้อย่างชัดเจน

การประยุกต์ใช้ 5W1H ในที่ทำงาน

             หลักการ 5W1H เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและช่วยแก้ไขปัญหาในหลากหลายบริบท ไม่ว่าจะในระดับบุคคล หรือองค์กร ด้วยการตั้งคำถามที่ครอบคลุม ทำให้สามารถวิเคราะห์สถานการณ์ได้อย่างละเอียดและวางแผนได้อย่างแม่นยำ

             วิเคราะห์และเข้าใจปัญหาได้อย่างรอบด้าน

             หนึ่งในจุดเด่นของ 5W1H คือความสามารถในการช่วยวิเคราะห์ปัญหาได้อย่างละเอียดและรอบด้าน ด้วยการตั้งคำถามที่ตรงประเด็น เช่น “ใคร (Who) เกี่ยวข้อง ?”, “เกิดอะไรขึ้น (What) ?”, “ทำไม (Why) ถึงเกิดเหตุการณ์นี้ ?” ซึ่งการตั้งคำถามเหล่านี้จะช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมของปัญหาและกำหนดแนวทางแก้ไขได้อย่างตรงจุด พร้อมทั้งลดโอกาสที่ปัญหาเดิมจะกลับมาเกิดซ้ำอีก

             ตัวอย่างเช่น หากองค์กรเผชิญกับปัญหาความล่าช้าในการจัดส่งสินค้า คำถาม “Who” จะช่วยระบุว่าแผนกใด หรือใครที่เกี่ยวข้อง, “Why” จะช่วยค้นหาสาเหตุ เช่น ขาดการประสานงาน หรือสินค้าหมดสต๊อกรอผลิตใหม่ ซึ่ง “When” จะช่วยให้รู้ว่าความล่าช้าเกิดในช่วงใดของกระบวนการ

             วางแผนการแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

             การตั้งคำถามตามหลัก 5W1H ทำให้การวางแผนมีความชัดเจนและครอบคลุมมากยิ่งขึ้น เพราะทุกคำถามช่วยให้สามารถมองเห็นความเชื่อมโยงที่ต้องดำเนินการได้อย่างละเอียดและเป็นขั้นตอน ทำให้สามารถวางแผนที่ชัดเจนและลดความสับสนในระหว่างการดำเนินงาน

             ตัวอย่างเช่น ในการวางแผนโครงการเพื่อแก้ไขปัญหา การตั้งคำถาม “What” จะช่วยกำหนดปัญหาและขอบเขตงานที่ต้องทำ, “When” ช่วยกำหนดไทม์ไลน์ที่ต้องการแก้ไข และ “How” สามารถช่วยกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานที่จะนำไปสู่การแก้ปัญหาได้อย่างชัดเจน

             เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

             ความยืดหยุ่นของหลักการ 5W1H ทำให้สามารถปรับใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นในงานส่วนตัว งานองค์กร หรือการพัฒนาทักษะส่วนบุคคล 

• ในงานด้านการจัดการธุรกิจ 5W1H ช่วยตั้งคำถามเพื่อวางแผนกลยุทธ์ วิเคราะห์ตลาด และแก้ไขปัญหาภายในองค์กร ให้เป็นไปอย่างตรงจุดและราบรื่น
• ในงานบริหารโครงการ หลักการนี้ช่วยในการกำหนดเป้าหมาย กระบวนการ เพื่อกำหนดขอบเขตและวิธีการทำงานได้อย่างชัดเจน
• ในงานพัฒนาตนเอง การตั้งคำถาม “Why” และ “How” จะช่วยให้เข้าใจเป้าหมายและกำหนดวิธีการพัฒนาตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

             5W1H เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การวิเคราะห์และแก้ปัญหาเป็นไปอย่างมีระบบ หากใช้อย่างถูกวิธี จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการวางแผน เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการพัฒนาตนเอง รวมถึงผู้ที่กำลังหาโอกาสใหม่ในสายอาชีพ โดยสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้อย่างหลากหลาย เช่น งานด้านความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสิ่งแวดล้อม (จป.) โดยจะช่วยให้สามารถระบุปัญหา ต้นเหตุ และแนวทางแก้ไขได้อย่างชัดเจน ลดความเสี่ยงในการเกิดอุบัติเหตุจากการทำงาน 

             หากกำลังมองหางาน จป.วิชาชีพ หรืองานในตำแหน่งใด ๆ ก็ตามกับองค์กรชั้นนำ เพื่อก้าวสู่ความสำเร็จในสายอาชีพ JOBTOPGUN คือแพลตฟอร์มที่รวบรวมงานคุณภาพจากบริษัทชั้นนำไว้มากมาย พร้อมข้อมูลสวัสดิการและวัฒนธรรมองค์กรที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น พร้อมตัวช่วยอันทรงพลังอย่าง Super Resume ที่จะช่วยยกระดับโปรไฟล์สมัครงานของคุณให้โดดเด่นและน่าสนใจเหนือผู้สมัครรายอื่น สามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน JOBTOPGUN ฟรีได้แล้ววันนี้ทั้งระบบ iOS และ Android หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ 02-853-6999

ข้อมูลอ้างอิง

1. 5W1H คือ ทุกเรื่องควรรู้เกี่ยวกับการแก้ปัญหาด้วย 5W1H. สืบค้นเมื่อวันที่ 28 มกราคม 2568 จาก //www.jorportoday.com/what-is-5w1h/